Cargill
Publicado
septiembre 1, 2020
Ubicación
Asunción, Paraguay
Tipo de empleo
Vistas de página
1233

Descripción

Cargill es una empresa líder a nivel mundial en la producción y comercialización de productos de nutrición humana y animal.

Nuestro propósito es nutrir al mundo de una manera segura, responsable y sostenible. Durante el último año, hemos estado trabajando más duro que nunca para cumplir este propósito para nuestros clientes, empleados y consumidores

Nos encontramos en búsqueda de una persona para atención personalizada y telefónica a clientes, proveedores y empleados. Asistente de Gerencia. Monitoreo de gastos y gestión de reportes a supervisión.

Sus Principales Funciones serán:

Atención personalizada 

  • Atender a proveedores, clientes y otras visitas, y notificar a quien corresponda
  • Recibir a visitas oficiales (inspecciones, oficiales, ujieres, etc.). Conforme política de Asuntos Contenciosos, dar intervención a Compliance cuando corresponda.
  • Monitoreo del proceso de habilitación de accesos a visitantes, así como accesos provisorios a otros empleados, bajo la autorización de algún supervisor.

Correspondencia

  • Monitorear el cumplimiento del procedimiento de envíos y proponer mejoras en el servicio.
  • Coordinación y seguimiento de retiros de equipos de gran Porte para llegar a su destino.
  • Hacer cumplir los plazos establecidos de entrega y ejecución de tareas.
  • Participar activamente en las actividades de control y planificación del sector.

Telefonía (Atención telefónica)

  • Atender llamadas. Incluye llamadas nacionales, internacionales y conferencias
  • Hacer llamadas. Incluye llamadas nacionales, internacionales y conferencias.

Refrigerios & Housekeeping

  • Coordinar solicitudes de refrigerios en reuniones ejecutivas.
  • Solicitar los pedidos al proveedor seleccionado.
  • Verificar estado y disponibilidad de salas y otros espacios destinados a gerencia.
  • Coordinar las salas de espera. Esto incluye revisteros, decoración, basureros, sofás, etc.
  • Disponer el orden y limpieza de la recepción las veces que sea necesario, incluyendo la disposición de los diarios al final del día. Esto incluye las salas de visitas, las reservas (caso sea necesario), baños en condiciones, así como refrigerios y café.

Taxis

  • Monitorear el cumplimiento del procedimiento de Uso de Taxis y proponer mejoras en el servicio.
  • Elaborar reportes mensuales de gastos y solicitar los soportes de Uso en caso de reclamos.
  • Seguimiento y resolución de inconvenientes ante reclamos.
  • Hacer cumplir los plazos establecidos para el proceso de pago al proveedor.

 O&M

  • Monitorear el cumplimiento de los procedimientos de recepción y establecer pautas a seguir.
  • Identificar necesidades, detectar oportunidades y proponer mejoras en los procesos de gestión del sector.

Asistencia a Gerencia y Supervisión

  • Recibir y redactar notas, invitaciones y participaciones de la Gerencia a eventos y/o reuniones. Agendar y coordinar la presencia de Cargill cuando corresponda.
  • Ser anfitrión de visitas de líderes y autoridades de Cargill y del país. Gestionar eventos y recepciones.
  • Manejo de agendas y calendarios en Outlook. Coordinar reuniones y eventos menores

 Seguimiento de Procesos de Pagos

  • Monitorear el proceso de pagos de proveedores de SG, y servicios públicos del Edificio Central.
  • Monitorear planillas de datos de distribución de gastos y sus respectivos soportes.
  • Seguimiento y resolución de inconvenientes ante reclamos de proveedores de SG por rechazo de facturas y/o atrasos en los pagos.

Tareas extraordinarias (no previstas y no rutinarias)

  • Backup de Asistente Administrativo a cargo de Recepción, CAC y Travel
  • Administrar conflictos imprevistos o desbordes con autoridades, prensa u otros, en estrecha coordinación con Security y Corporate Affairs.
  • Contactar cuando fuere necesario con contratistas o contratados específicos.
  • Innovación y/o necesidades especiales derivadas de proyectos.

Comité de acciones comunitarias - Control de inventarios y movimiento de stock

  • Recibir a los proveedores, controlar la cantidad y calidad de lo entregado, firmar las remisiones correspondientes a los proveedores.
  • Despachar pedidos internos de productos en depósito, gestionar la firma por parte del empleado beneficiario.
  • Archivo de toda documentación inherente, conforme políticas del RIM

Comité de acciones comunitarias - Contacto telefónico y personalizado (interno y externo)

  • Contacto y coordinación integral con proveedores.
  • Contacto y coordinación integral con Comisiones de Padres, Maestras y Directores, etc.
  • Gestión de reuniones, y seguimiento con miembros del comité y padrinos de proyectos.

Comité de acciones comunitarias - Difusión y divulgación

  • Confección de la memoria anual.
  • Redacción de reportes mensuales e informes de gestión.
  • Elaboración y revisión de gacetillas, boletines y comunicados.

 

Cualificaciones requeridas:

  • Excelente dicción, oratoria, pronunciación y vocabulario en idioma español.
  • Idioma Guaraní. Nivel mínimo: coloquial-casual.
  • Alto nivel de compromiso con los objetivos corporativos, en alta interacción dentro un equipo de trabajo.
  • Excelentes habilidades interpersonales con clientes externos e internos. Capacidad de ejercerlas en situaciones de alta tensión y con personas conflictivas.
  • Demostrada capacidad de trabajo bajo presión.
  • Egresado o estudiante de últimos años de Relaciones públicas, Administración, Comercio exterior, o afines.
  • Manejo intermedio/avanzado de Excel: bases de datos grandes, fórmulas básicas de búsqueda y referencia, tablas pivot, formularios y referencias.
  • Conocimiento de normas y conceptos de Etiqueta y Protocolo Avanzado.
  • Experiencia laboral interactuando con altas autoridades tanto corporativas como gubernamentales.

 

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En caso de que necesites de algún ajuste razonable, por favor no dejes de aclararlo en tu postulación.

 

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